Google Docs: ecco perché spostare i propri documenti sul cloud di Google

Queste sono i motivi che hanno spinto Rebecca Steelman ad affidarsi a Google Docs per i propri documenti. Sono un'esperienza singola che può fornire utili spunti per imitarla.

Perché spostare i documenti in cloud:

• ingombro: la carta si accumula (e si moltiplica in segreto!)
• accessibilità: capita troppo spesso di aver bisogno di un documento e di averlo... a casa
• condivisione: condividere un documento con un altra persona può essere complicato, sia che si trovi nello stesso ufficio, sia si trovi altrove

Dopo aver pensato di effettuare lo spostamento è necessario stabilire anche un modus operandi per la gestione successiva:

• Cartelle e sotto-cartelle: creare delle cartelle "sensate" è semplice in Google Docs; attraverso il pulsante "Crea nuovo" > "Cartella" è possibile ricreare la struttura logica più comoda per il proprio lavoro.
• Cartelle condivise: dopo aver creato una cartella è sufficiente cliccarci sopra con il tasto destro per decidere attraverso "Condividi..." con quali amici/colleghi condividere tutti i documenti contenuti.
• Versioning dei documenti: è possibile caricare (e mantenere) diverse versioni dello stesso documento per conservare la storia del proprio lavoro.
• Esportazione dei documenti: per qualsiasi necessità di ritornare in possesso dei propri files o di passarli a qualcuno offline, basta cliccare col tasto destro sulla cartella e selezionare "Esporta" e "Tutti i documenti". Just One Click.

Fonte: Google Docs Blog